LDC
                                     Ποιοι είμαστε          Αποθήκευση - φύλαξη εγγράφων        Ψηφιοποίηση - scanning          Επικοινωνία
Φυσική αρχειοθέτηση και ψηφιακή διαχείριση εγγράφων
 

 

ΦΥΣΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ

Η φυσική αρχειοθέτηση εγγράφων περιλαμβάνει όλες τις προβλεπόμενες ενέργειες που απαιτούνται για τη σωστή διαχείριση του αρχείου του πελάτη. Οι ενέργειες αυτές αποσκοπούν στην κατακόρυφη βελτίωση της αποδοτικότητας και στην αύξηση της παραγωγής. Οι υπηρεσίες μας περιλαμβάνουν:

  • Δυνατότητα παραλαβής του αρχείου από την έδρα του πελάτη.
  • Τοποθέτηση των εγγράφων σε κουτιά σύμφωνα με τις υποδείξεις του.
  • Καταγραφή του περιεχομένου των κουτιών στο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης. Κατά τη διαδικασία αυτή τα αρχεία χαρακτηρίζονται και κωδικοποιούνται (barcodes).
  • Τοποθέτηση των κουτιών στα ράφια της αποθήκης.
  • Αναζήτηση των εγγράφων από ντοσιέ, φάκελο ή μεμονωμένο έγγραφο και ανάκληση αυτού σε ψηφιακή ή φυσική μορφή.
  • Καταστροφή των εγγράφων μετά το πέρας του χρόνου υποχρεωτικής φύλαξης που ορίζει ο νόμος.

Με την κατάλληλη επεξεργασία των εγγράφων γίνεται η καταγραφή και ταξινόμησή τους έτσι ώστε να αρχειοθετούνται σωστά και λειτουργικά. Κατόπιν αυτής της διαδικασίας μπορούμε να τα διακρίνουμε σε: τρέχοντα, αποθήκευσης και ιστορικά.

Τρέχων αρχείο

Αποτελείται από έγγραφα που είναι απαραίτητα για τη διεξαγωγή της καθημερινής εργασίας του πελάτη. Σ' αυτή την κατηγορία, σχεδιάζουμε κατάλληλα την κατανομή και φύλαξη του αρχείου με τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματική και άμεση ανεύρεση των εγγράφων. Συγχρόνως, γίνεται και μια κατάλληλη ταξινόμηση για εκείνο που μελλοντικά θα γίνει αρχείο αποθήκευσης.

Αρχείο αποθήκευσης

Αποτελείται από έγγραφα τα οποία δε χρησιμοποιούνται πια για τις καθημερινές ανάγκες του πελάτη αλλά έχουν ακόμα νομική και λειτουργική αξία. Σ' αυτή τη φάση του κύκλου ζωής του αρχείου, με την κατάλληλη επεξεργασία των δεδομένων που εμπεριέχονται σε αυτό, προκύπτουν στατιστικά στοιχεία που καταλήγουν σε χρήσιμα συμπεράσματα.

Ιστορικό αρχείο

Αποτελείται από έγγραφα τα οποία δεν έχουν πλέον αξία νομική ή αξία διαχείρισης αλλά διατηρούνται σαν βάση για τη διατήρηση της ιστορικής μνήμης τους.